Скучное планирование: сделайте участие в выставке безупречным

Когда вы думаете о выставке, вы, вероятно, представляете себе возбужденных людей, шумный павильон, стенды захватывающего дизайна и всякие другие прекрасные выставочные аспекты. Но все это не станет реальностью, если вы не предпримите скучные шаги тщательного планирования. Есть вещи, которые напрямую не связаны с вашей выставкой, но могут сильно повлиять на нее, если их не продумать.

Некоторые важные вещи, такие как дизайн стенда и выбор подрядчика, заслуживают отдельной инструкции (или даже целого отдельного сборника), но есть и скучные вещи, о которых нужно позаботиться. Их перечень может отличаться от одного выставочного центра к другому, и тот факт, что он был узаконен одним организатором в предыдущем случае, не означает, что в этот раз их перечень будет таким же. Всегда лучше проверить дважды.

Электричество, вода и подключение к Интернету

Некоторые скажут, что об этом можно подумать после подписания контракта с организатором выставки, но это не всегда так.

Проверьте стандартные технические параметры стендов — будет ли этого вам достаточно? Если все ваши электроприборов — это пара экранов, несколько ноутбуков и кофеварка, тогда вам не о чем беспокоиться. Но если вы собираетесь продемонстрировать какое-то мощное оборудование с конкретными техническими требованиями — обязательно найдите способ получить адекватную розетку на вашем стенде за несколько недель до начала выставки.

Или же вам может понадобиться водоснабжение? Например, если центральным элементом вашего стенда является сверкающий фонтан, вам понадобится немало количество ведер, чтобы заполнить его, поэтому решите этот вопрос, прежде чем документы будут подписаны. Кроме того, проверьте, предусмотрено ли в предложении подключение к Интернету — в мире IoT вы не можете обойтись без него. Вам также надо будет найти подрядчика, который имеет аккредитацию выставочного центра на выполнение инженерных работ на вашем стенде.

Освещение

Освещение — очень мощный инструмент для заметности вашего стенда. Профессиональные дизайнеры стендов знают, насколько правильное освещение определяет окончательный вид стенда. Хорошо бы иметь общее представление о стенде с самого начала — поговорить со своими доверенными дизайнерами и испросить их совета. А не понадобится ли над вашим стендом световой подвес типа НЛО, потребуются ли какие-то уникальные профессионалы? Или, может быть, вам будет достаточно опрятной подсветки и светодиодов?

POS-материалы, литература и сувенирка

Для печати брошюр требуется время, а для создания макетов требуется еще больше времени. Так что будет лучше, если вы добавите 3 дня на каждый этап вашего плана — печатное оборудование может сломаться, графический дизайнер может заболеть, весь тираж может пойти насмарку и должен быть переделан. Подумайте о печати всех POS-материалов в типографии, расположенной недалеко от места проведения выставки. Кроме того, спросите их о доставке, а вдруг они смогут доставить все брошюры прямо в выставочный зал за день или два до начала выставки, так что вам не придется таскать с собой эти бумаги, сумки и шариковые ручки.

Логистика и размещение

Как ваше оборудование попадет на выставку, если вы не планируете принести его с собой? Как ваши коллеги доберутся туда? Нет проблем, если вы можете сами доехать до места проведения, но что делать, если для этого нужен самолет? Билеты то необходимо бронировать заранее. То же самое касается размещения — ближайшие к месту проведения отели, обычно полностью забронированы, поэтому не затягивайте с этим также.

Страхование

Это то, что вам обязательно нужно учитывать. Иногда у организаторов выставки есть опции страхования. Но это сильно зависит от страны, в которую вы собираетесь, и от оборудования, которое вы везете с собой.

Кейтеринг

Здесь масштабы проблемы значительно различаются. Если ваша компания планирует организовать семинар на выставке, нужно будет предвидеть закуски для ваших посетителей. Даже если подобные мероприятия не запланированы, вам все равно потребуется немного питьевой воды для кулера и воды для вашей кофеварки. Изучите возможности места проведения и примите необходимые меры.

Итак, наш короткий список «что сделать» будет следующим:

• разошлите приглашения всем коллегам, участвующим в подготовке и работе выставки
• обратитесь к дизайнерам стендов или подрядчикам за конкретными техническими требованиями
• проверить условия подключения электричества, освещения, воды и Интернета
• свяжитесь с вашей страховой компанией (если в выставочном пакете услуг нет страховки)
• найдите кейтеринговую компанию и поставщиков питьевой воды в месте проведения выставки
• определить виды и количество POS материалов и сувениров, спланируйте рабочий процесс их изготовления и доставки на выставку вовремя
• спланируйте логистику всех элементов, которые должны быть доставлены в выставочный зал
• забронируйте билеты для всех участников, спланируйте стыковочные рейсы и трансферы
• забронируйте отель для всех участников

Есть что добавить? Пожалуйста, поделитесь своим опытом с комментариями.